Godišnji popis ili inventura zakonska je obveza koju je potrebno provesti minimalno jednom tijekom poslovne godine. Cilj inventure je utvrditi i uskladiti stvarno stanje sa stanjem u poslovnim knjigama tvrtke. Do sada smo objasnili što su zalihe, koja je njihova ključna uloga u poslovanju te na koji način analizirati strukturu svojih zaliha kako bi njihova razina uvijek bila optimalna za poslovanje. Nastavno na temu, nezaobilazna je i tema inventure.
Što je sve predmet inventure?
Inventurom se popisuje sve čime tvrtka raspolaže, odnosno sva imovina i obveze. Pod pojmom imovine podrazumijevamo svu materijalnu imovinu kao što su zalihe sirovina, materijala, gotovih proizvoda, nedovršene proizvodnje, rezervnih dijelova i sl., zatim osnovna sredstva i sitni inventar. U imovinu se još ubrajaju i nenaplaćena potraživanja od kupaca, dani krediti i pozajmice, depoziti, vrijednosni papiri, kao i novac na računima tvrtke i blagajni. Popis obveza koje tvrtka ima uključuju neplaćene obveze prema dobavljačima, primljene kredite, neisplaćene plaće, davanja državi i sl.
Zašto raditi inventuru?
Svaka tvrtka želi znati točan “sadržaj” svoje imovine i obveza, stoga je provođenje inventure jedan od osnovnih zadataka i minimuma koje poduzetnik poduzima kako bi zaštitio svoju imovinu i kapital. Također, postoji i zakonska obveza koja nalaže provođenje inventure. Bez obzira na savjesnost tvrtke i zakonsku regulativu, pomisao na inventuru mnogima stvara nervozu i hrpu upitnika – opet inventura, što će „ispasti“ ove godine, koliko ćemo dugo opet popisivati, hoće li popis biti točan i sl.
Kako se dobro pripremiti za inventuru?
Dobra priprema podrazumijeva definiranje timova educiranih o načinu provođenja inventure. Potrebno je utvrditi plan provođenja inventure, pogotovo ako se radi o različitim lokacijama, obavijestiti sve na lokacijama da će se provoditi inventura i sl. Bitno je pripremiti inventurne liste. Često je dilema sa ili bez podataka o inventurnom stanju. Stav struke je da je bolje bez knjigovodstvenih stanja. No ponekad knjigovodstvena stanja mogu biti indikator da nismo sve izbrojali – stoga je preporuka da budite sigurni da imate kontrolu nad inventurom, a ne da se ona svodi na puko prepisivanje. Potrebno je pripremiti i samo skladište tako da roba bude dostupna i lako vidljiva, odvojiti potencijalnu robu za otpis, oštećenu ili škartnu robu te osigurati nužnu opremu (viličari, ljestve…).
Provođenje inventure
Preporuka je da u timovima za provođenje inventure ne budu osobe koje su odgovorne za stanje zaliha (skladištari), ali svakako bilo bi dobro da su prisutne kod popisa jer olakšavaju lociranje zaliha i sl. Ako postoji sustav barkodova, tada je provođenje inventure jednostavnije, no prije moramo biti sigurni da nam je baza imovine/zaliha ažurna, da je sve označeno i da su oznake vidljive i čitljive.
Nakon provođenja popisa definiraju se viškovi i manjkovi koje je potrebno analizirati. Često postoji dilema, ako se jave viškovi i manjkovi, da inventura nije dobro provedena. Iako bi tendencija trebale biti što manje razlike, to nije točno.
Uvijek naglašavam da vodite računa o tome da je inventura samo odraz stanja procesa upravljanja skladištem i zalihama. Priprema za inventuru počinje već u siječnju kada je potrebno definirati sustav koji će omogućiti što manje grešaka u vođenju imovine te olakšati proces inventure krajem poslovne godine. Želim Vam uspješnu inventuru sa što manje razlika, a ako trebate stručnu pomoć, slobodno nam se javite!
