Ovisi li kvaliteta poslovnog odnosa o potpisanom ugovoru ili o ljudima?

Pogrešne pretpostavke o ugovorima kao savršenim alatima analizira stručnjak za medijaciju Srđan Šimac

ugovor-medijacija

Nijedan ugovor, iako važan, ne predstavlja posao sam po sebi. Ma što možda trenutno mislili o tome, najvažniji element svakog posla nije ugovor, već odnos između ugovornih strana, između ljudi.

Naime, ako se oslonimo isključivo na formalni sadržaj ugovora, kao na jedino mjerilo svih naših postupanja vezanih uz ugovor te posljedično, na usko i strogo (nefleksibilno) tumačenje svih njegovih odredbi, naš poslovni odnos ima dobre izglede za neuspjeh.

 

S druge strane, ako umjesto isključivog pozivanja i strogog te formalnog oslanjanja na ugovorne odredbe, ugovorne strane svoje vrijeme i energiju iskoriste na rano ili pravodobno traženje rješenja problema vezanih uz tumačenje i izvršenje ugovora, od samog početka ugovora, stvara se put za ugovorni i poslovni uspjeh.

Zadaća poslovnih ljudi i jest poslovati, graditi poslovnu reputaciju i rješavati probleme, a ne ih stvarati i uvećavati sporenjem.

Ljudi ispred ugovora

Kako počinju “pravni ratovi”?

Poslovnim ljudima najmanje trebaju ugovori čije odredbe ne razumiju, čije su odredbe sastavljene bez njihova izravnog sudjelovanja, odredbe koje ne uvažavaju njihove ciljeve, želje, potrebe i interese. Poslovni ljudi ne trebaju ugovore koji će poslovnu suradnju učiniti složenom, otežati je ili onemogućiti, bilo unaprijed, bilo naknadno.

Poslovni ljudi trebaju ugovore koji će njihovu suradnju omogućiti i olakšati. Oni trebaju ugovore koji će biti kreativni alati za izvršenje ugovorena posla, a ne zapreka u njihovu izvršenju.

Teško je riječima opisati moje iskustvo iz sudskih i arbitražnih postupaka kroz koje su ugovorne strane jedna drugoj agresivnim i destruktivnim metodama pokušavale nametnuti vlastiti osjećaj da su baš one u pravu. Jedini cilj svih sudionika tih postupaka bio je nauditi onoj drugoj strani pod svaku cijenu, a ne pronaći rješenje.

Zato, molim vas, prije nego što i pomislite ući u bilo koji “pravni rat” nad kojim, vjerovali ili ne, nemate kontrolu (“još ni iz jednog rata nitko nije izašao u boljem stanju nego što je u njega ušao”), promislite više nego jedanput o tome kako se sve ono što je doista važno u poslovnom odnosu između poslovnih ljudi kao ugovornih strana, ne nalazi u ugovoru, već upravo u njihovu odnosu. U odnosu između ugovornih strana nalaze se rješenja, a ne u ugovoru!

Razlika između zapadnih i istočnih kultura u pristupu ugovorima

Zapadne kulture, uključujući našu, prekomjernu važnost pridaju ugovorima. Zato njihovi poslovni ljudi često upadaju u zamku oslanjanja na ugovore kao na jedine mehanizme za uređenje poslovnog odnosa. Posljedica su takva pristupa brojna neproduktivna ugovorna neslaganja, konflikti i sudski sporovi.

Ugovorne strane vrlo često troše vrijeme, energiju, novac, pa i druge resurse, na to da prilikom sklapanja ugovora svaka od njih primarno zaštiti svoje interese. To posebno često čine “snažnije” ugovorne strane. Takav pristup, ponekad i bez svijesti o tome, predstavlja dobar put prema neuspjehu poslovnog odnosa, odnosno ugovora.

Zato umjesto na čuvanje vlastitih interesa u ugovoru, uložite vrijeme, energiju, novac i druge resurse na izgradnju i očuvanje poslovnog odnosa. Uložite sve to na ostvarenje ne samo vaših, već i interesa druge ugovorne strane, kao i zajedničkih interesa. Da biste u tome uspjeli, prvo trebate izgraditi i zadržati međusobno povjerenje.

Usmjeravanjem isključivo na vlastite interese u ugovoru i na njihovo očuvanje, na sastavljanje iznimno strogih, formalnih i teško razumljivih odredbi ugovora usmjerenih više na posljedice neizvršenja ugovora, nego na njegovo izvršenje i poslovni uspjeh ugovornih strana, ugovor često umjetno sasvim zamjenjuje stvarni odnos između ugovornih strana.

Istočne kulture za razliku od zapadnih, kao i njihovi poslovni ljudi, na ugovor gledaju samo kao na skupinu općih pravila koja odnos ne uređuju do detalja. Ova pravila čine samo temeljni okvir zajedničkog odnosa. Zato oni tijekom ugovornog odnosa u ugovor rijetko zagledaju. Osnovu poslovnog dogovora za njih čini odnos između ugovornih strana, a ne ugovor.

Najbolje vrijeme nekog ugovora je…

Ugovorne strane su u najboljim odnosima upravo u vrijeme sklapanja ugovora. U trenutku potpisivanja ugovora one s puno nade i optimizma gledaju na zajedničku poslovnu budućnost i uspjeh. Tada se sve ono najbolje čini veoma mogućim.

Ono u što ugovorne strane već kod sklapanja ugovora mogu biti gotovo sigurne jest to da će prije ili kasnije doći dan kada će one pojedine odredbe ugovora početi tumačiti drugačije te da će među njima doći do neslaganja oko izvršenja ugovora. Ako to s pouzdanjem možemo unaprijed predvidjeti, tada je poželjno unaprijed u ugovor unijeti mehanizme koji će takve mogućnosti na vrijeme prepoznati, smanjiti ih na najmanju moguću mjeru te omogućiti pravovremeno upravljanje njima, kao i njihovo rješavanje.

“Ugovori su važni, međutim, njihovo izvršenje i odnos između ugovornih strana, mnogo su važniji!” – Andy Grossman, medijator, CEDR London

Na ovaj način je, kada se stvari u izvršavanju ugovora razviju mimo očekivanja, moguće postići da umjesto da se “prsti” počnu uzajamno upirati u određenu osobu ili osobe, kao krivce odgovorne za problem, da se zajednički upiru prema nastalom problemu i prema njegovu što ranijem zajedničkom rješavanju.

Umjesto uobičajenog okrivljivanja nekoga za nastanak problema u odnosu, umjesto agresivnog natjecanja oko toga tko je od ugovornih strana u pravu te posljedično, umjesto na nekvalitetnu međusobnu komunikaciju ili njezin potpun izostanak, ugovorne strane u tom trenutku trebaju učiniti sve što je u njihovoj moći da održe ili se vrate na komunikacijski put kakav su imale na početku ugovora, te da se usmjere na međusobno uvažavajući razgovor (dijalog, ne monolog) o problemu.

Uobičajeno je da kod realizacije ugovora dođe do neslaganja, nerazumijevanja i do tenzija između ugovornih strana. Međutim, neslaganje oko određenih pitanja, ma koliko značajno i čvrsto bilo, ne može i ne smije biti razlogom za obeshrabrenje ili za kraj napora usmjerenih na traženje rješenja i nastavak suradnje.

Svaki raskid ugovora je poslovni neuspjeh

Svaki raskid ugovora predstavlja ozbiljan poslovni neuspjeh za sve ugovorne strane. Svaka sudska parnica ili arbitraža u suvremenom poslovnom svijetu smatra se poslovnim neuspjehom. Takvi neuspjesi u pravilu znače trajni gubitak poslovnog partnera i uvelike štete poslovnoj reputaciji jedne i druge ugovorne strane.

Tvrdi se da je čak šest puta skuplje pronaći novog poslovnog partnera, od zadržavanja postojećeg.

Brojna neslaganja ugovornih strana i njihovi konflikti posljedica su nesavršene ljudske prirode, izostanka komunikacijskih vještina te posebno POGREŠNIH PRETPOSTAVKI O UGOVORIMA KAO SAVRŠENIM ALATIMA kojima se baš sve može predvidjeti. To je zapravo nemoguća misija sasvim neopravdano povjerena ugovorima.

Ilustracija: La Linea© by Osvald Cavandoli

Ugradnja mehanizama prevencije i rješenja u ugovore

U ugovore je poželjno ugraditi detaljno razrađene postupke preveniranja i pravovremenog reagiranja na probleme u odnosima. Ugovori, ugovorne strane i njihov zajednički poslovni pothvat mogu opstati samo ako se ugovorne strane unaprijed dogovore da će pri nastanku tih problema biti fleksibilne i da će se SURADNIČKI PRILAGOĐAVATI svim nepredviđenim situacijama, bile one predviđene ugovorom ili ne.

Ovaj pristup ne uključuje još uvijek u ugovorima prevladavajuću odredbu kojom se predviđa da će se svi sporovi vezani uz ugovor ili su u vezi s njim, rješavati mirnim putem ili pred nadležnim sudom i/ili arbitražnim sudištem. Ovakva odredba sama po sebi nema bilo kakav praktični značaj, jer bi ugovorne strane na jednak način postupile sve i da takve odredbe u ugovoru nema. U ugovoru je u ovom pogledu potrebno mnogo više.

Neke od preporuka za postupanje

  • Usvojite poslovnu politiku upravljanja i ranog rješavanja unutarnjih i vanjskih konflikata i sporova.
  • Gradite i podržavajte kulturu komunikacije i dogovornog načina rješavanja konflikata i sporova.
  • Educirajte zaposlene o ljudskim i pregovaračkim vještinama.
  • Suočite se s konfliktima, nemojte ih samo izbjegavati ili eliminirati.
  • Utvrdite jasne, jednostavne i uvijek otvorene i dostupne kanale komunikacije (i kod neslaganja najvažnije je održavati komunikaciju otvorenom).
  • Odredite vrijeme reagiranja, osobe, tijela, jasne uloge, prava, odgovornosti i postupke kod pojave prvih znakova neslaganja.
  • Uključite u ugovore detaljne stupnjevite klauzule o rješavanju konflikata i sporova (1. pregovori, 2. obvezna medijacija, 3. sud ili arbitraža).

Ne čekajte druge da se promijene, vi prvi napravite korak!

Izvršenje ugovora ovisi o kvaliteti odnosa između ugovornih strana

Zaključno, izvršenje ugovora ne ovisi primarno o kvaliteti njegovih odredbi, ma koliko detaljno i precizno one sastavljene bile, već primarno ovisi o kvaliteti odnosa između ugovornih strana. Sve eventualne probleme iz ugovora ili u vezi s njim, ugovorne strane trebaju rješavati kroz suradnju, međusobno uvažavanje, slušanje i razumijevanje, a ne kroz neproduktivno suprotstavljanje. Njihovo strpljenje i upornost važni su sastojci njihova uspjeha u tome. Ponekad im je za takav uspjeh potrebna mala pomoć treće osobe u koju imaju povjerenja.

Srđan Šimac je predsjednik Hrvatske udruge za medijaciju (HUM) i jedan od najvećih hrvatskih 
stručnjaka za medijaciju s dugogodišnjim iskustvom i visokim međunarodnim ugledom.

Više o ovoj temi doznajte u podcastu Medijator, koji uređuje i vodi Srđan Šimac na poslovniFM.


 

Želite li se uključiti u poduzetnički mindset, prvi doznati novosti iz svijeta poduzetništva i sudjelovati u našim novim projektima?! Obećavamo da vaše podatke nećemo ni s kim dijeliti.

Hvala! Uspješno ste prijavljeni.