Premda je vrlo važno razlikovati hitne od važnih zadataka jer to značajno utječe na kvalitetu našeg rada i produktivnost, kako u poslovnom, tako i u osobnom životu, većini ljudi to nije lako. Zašto? Zato što je linija između hitnih i važnih zadataka vrlo tanka.
Hitni zadaci nisu nužno vremenski zahtjevni i teški, ali su vremenski određeni. Naprimjer, hitan zadatak može biti telefonski poziv, e-mail na koji treba odgovoriti ili neka situacija koja zahtijeva brz i odlučan odgovor. Važni zadaci, s druge strane, nemaju vremenski rok, ali ih treba napraviti zbog utjecaja koji imaju na osobni ili profesionalni život pojedinca. Nije definirano koliko vremena i uloženog truda zahtijevaju, a možda ih i nije potrebno odmah obaviti. Oni pridonose ostvarenju dugoročne misije i ciljeva. Naprimjer, važan zadatak može biti promotivna prezentacija koju ste oduvijek željeli napraviti, knjiga koju želite napisati ili tvrtka koju želite osnovati.
Želite li uspješno obavljati svoj posao, trebate rasporediti zadatke prema stupnju njihove hitnosti i važnosti. Često nam nešto nevažno odvlači pažnju od važnog pa na nekom zadatku radimo samo zbog njegove hitnosti, stoga je potrebno prepoznati koji su zadaci zaista važni. Ovaj je pristup koristan i zbog toga što vas podsjeća da važnim zadacima dodate načelo hitnosti kako biste redefinirali prioritete i usredotočili se na ostvarenje svojih ciljeva.
Matrica za kategorizaciju zadataka
Nekadašnji predsjednik SAD-a Dwight Eisenhower razvio je matricu za donošenje odluka i podijelio zadatke u četiri kategorije:
- Gornji lijevi kvadrant: Hitno i važno. To može biti neka kriza ili problem koji ima određen vremenski rok kao što je određena e-mail poruka u kojoj je ponuda za posao na koju je potrebno brzo odgovoriti ili bilo koji važan zadatak koji ima rok za rješavanje.
- Gornji desni kvadrant: Važno, ali ne i hitno. To su zadaci koji nisu vremenski osjetljivi, ali ih je važno obaviti jer će vam pomoći u ostvarenju određenih ciljeva. Primjer može biti izrada planova za dugoročne projekte, redovita tjelovježba, učenje nove vještine ili održavanje kuće.
- Donji lijevi kvadrant: Hitno, ali ne i važno. Zadaci koje je potrebno obaviti sada, ali nemaju značajnog utjecaja na ostvarenje vaših ciljeva. To mogu biti sastanci, telefonski pozivi, usluga koju je potrebno napraviti za nekog kolegu, većina e-mailova koje samo trebate primiti na znanje.
- Donji desni kvadrant: Nije ni važno ni hitno. To su aktivnosti koje jednostavno odvraćaju vašu pažnju od hitnih i važnih zadataka, poput gledanja televizije, odlaska u kupovinu i slično.
Nerijetko nam se, kada se pojavi nepredviđeni zadatak, taj zadatak čini važnim i mislimo da moramo hitno reagirati na njega. To može loše utjecati na kvalitetu našega rada i produktivnost te doprinijeti povećanju razine stresa. Stoga kada se pojavi neki nepredviđeni zadatak, smireno prema navedenoj matrici prepoznajte koji od vaših zadataka zahtijeva veći fokus i više truda.
Izvor: Karimshirazi.com
