Izračunajte jednom koliko vremena i novca gubite na prepisivanje 200 računa koje ste mogli učitati u računovodstveni program jednim klikom. Jeste li i dalje spremni plaćati toliku neučinkovitost? Dobar menadžer lako donosi odluku o ovim pitanjima.
Naime, prije 20 godina bilo je sasvim normalno ručno ispisivati virmane i nositi ih na FINA-u, tadašnji Zavod za platni promet (ZAP), kako bi se isplatile plaće ili platili dobavljači. Uvođenjem internetskog bankarstva plaćanja su se već počela obavljati iz fotelje, no kao i sve što je s tehnologijom evoluiralo posljednje desetljeće, evoluirao je i način na koji ih danas obavljamo.
Automatizam zamjenjuje manualni rad
Virmani za plaćanje još uvijek postoje, no tvrtke većinom danas plaćaju zbirnim nalogom, pripremljenim unutar računovodstvenog programa, koji potom učitavaju u internetsko bankarstvo. U tri klika isplaćeno je nekoliko stotina računa, plaća ili nekih drugih obveza.
Računovođa više ne popunjava ručno nekoliko stotina virmana, no kod obrade računa, a ovdje primarno mislim na knjiženje, mnogi još ne odustaju od beskorisnog manualnog rada.
Digitalni proces nasuprot papirnatom
Velik broj tvrtki zaprima i/ili šalje eRačune, koje poput zbirnog naloga za plaćanje u internetsko bankarstvo, jednim klikom mogu učitati u računovodstveni program. Također, i tu je “uklonjen” element ljudske pogreške kod pretipkavanja jer je XML eRačun isključivo strojno čitljiv i može ih učitati neograničen broj odjednom. Umjesto pet minuta po računu na prepisivanje, potrošeno je samo nekoliko sekundi na učitavanje zaprimljenih eRačuna.
Biste li ručno upisivali naloge za plaćanje?
Kad bi menadžeri bili svjesni ušteda koje im donosi potpuna implementacija eRačuna i vezanih usluga, nikad više ne bi dopustili ispisivanje računa i drugih dokumenata na papiru unutar svoje tvrtke. Bi li danas netko ručno upisao 150 naloga za plaćanje u internetsko bankarstvo, a sve može učitati preko SEPA-e? Ne bi. Niti bi dobri menadžeri dopustili takav trošak vremena i resursa.
Zašto i dalje pristajati na papir?
Kada ste svjesni koristi automatiziranih procesa, što mi jesmo jer ih provodimo svakodnevno kod plaćanja obveza, a istodobno još uvijek nismo s dobavljačima dogovorili isključivo eRačun kako bismo ga automatski učitavali, ponašamo se neodgovorno prema svome vremenu, upravljanju troškovima i sabotiramo napredak kompanije.
